Viktig informasjon om elektronisk deklarering

Avfallsdeklarering.no skal brukes av alle som har plikt til å levere og deklarere farlig avfall og radioaktivt avfall. Vi gjengir informasjonen slik NFFA har mottatt den fra Miljødirektoratet:

Om deklarasjonssystem for farlig avfall og radioaktivt avfall

Produsenter av farlig avfall og radioaktivt avfall har plikt til å levere avfallet til godkjent mottak. Avfallet som leveres må deklareres. Deklarasjonsplikten er hjemlet i avfallsforskriftens kapittel 11 og kapittel 16.

Avfallsdeklarering.no tar utgangspunkt i dagens regelverk og arbeidsprosesser for deklarering av avfall. Løsningen tar også høyde for at første mottaker ofte bistår avfallsprodusenten i klassifisering av avfall og utfylling av deklarasjonen.

Avfallsdeklarering.no består av flere moduler:

• Deklarasjonsmodul der avfallsprodusenter og første mottakere kan deklarere farlig avfall og radioaktivt avfall. Krever pålogging.
• Administrasjonsmodul der virksomhetsrepresentant vedlikeholder virksomhetsdata. Krever pålogging.
• Søkemodul for å finne deklarasjoner/deklarerte data. Tilgjengelig for alle uten pålogging.

Utfyllende veiledninger til moduelen gis ved lanseringen tidlig i 2015.

Modulene i Avfallsdeklarering.no

Deklarasjonsmodul
Består av et elektronisk deklarasjonsskjema og arbeidsflater for både avfallsprodusent og avfallsmottaker. Arbeidsflatene gir oversikt over alle deklarasjonene som en produsent eller mottaker har med å gjøre.

Innholdet i det elektroniske deklarasjonsskjemaet vil være omtrent som i papirskjemaet. Det nye er egne felter for registrering av nuklider og spesifikk aktivitet (gjelder radioaktivt avfall). Det blir også et nytt avkrysningsfelt: «Tåler varme». I tillegg til dette skal det oppgis hvem som er transportør. Feltet «Avfallets farge» som finnes på papirskjemaet tas ut.

Avfallskodene inneholder både avfallsstoffnumre og koder i henhold til den europeiske avfallslisten (EAL). Nytt er at beskrivende tekst blir synlig, slik at feildeklarering forhåpentligvis blir redusert. Det er også lagt inn valideringsregler for å unngå at ikke eksisterende koder benyttes, eller for eksempel at farlig avfall registreres med EAL-koder for ikke farlig avfall.

Det vil bli mulig å skrive ut deklarasjonsskjemaet. En utskrift av skjemaet skal følge alle leveranser.

Sluttbrukere hos avfallsprodusenter og -mottakere må logge seg inn for å kunne bruke deklarasjonsmodulen. Det er virksomhetens administrator som oppretter/registrerer sluttbrukere i egen virksomhet (se beskrivelse av administrasjonsmodulen nedenfor.)

Sluttbrukere kan logge seg inn med egen e-post-adresse som brukernavn og egendefinert passord.

Administrasjonsmodul
Alle virksomheter (både produsenter og mottakere) som skal bruke Avfallsdeklarering.no til deklarering, må utnevne en egen administrator som får tilgang til administrasjonsmodulen.

Administrator skal blant annet ha ansvaret for å opprette brukere i egen virksomhet. Administrator vil også få ansvaret for å vedlikeholde virksomhetens data i administrasjonsmodulen.

Virksomhetens administrator må logge inn gjennom en bestemt funksjon i Avfallsdeklarering.no, som leder til pålogging i ID-porten/Altinn og deretter til administrasjonsmodulen (mer om ID-porten/Altinn nedenfor.)

Virksomhetsdata i administrasjonsmodulen:

• Bedriftsprofil: Administrativ informasjon om virksomheten, det vil si navn, adresse, mottakers fakturaadresse (til bruk ved myndighetenes fakturering av deklarasjonsgebyr) og navn på administrator.

• Bedriftsinfo: Avfallsmottaker kan legge inn nettadressen til egen nettside og informasjon om egen virksomhet, for eksempel hva den kan ta imot av avfall.

• Sluttbrukere: Opprette og administrere virksomhetens brukere av Avfallsdeklarering.no.

• Fullmakter: Produsent kan gi avfallsmottak/konsulent fullmakt til å deklarere på vegne av seg. Både avfallsprodusent og avfallsmottak kan gi/be om fullmakt. Fullmakten må aksepteres av begge parter før den trer i kraft.

• Tilrettelegging for direkte overføring av data til og fra virksomhetens forsystem/fagsystem til Avfallsdeklarering.no (mer om dette nedenfor).

Søkemodul
Her kan hvem som helst søke i alle deklarerte data. Man behøver ikke å logge inn med brukernavn og passord for å bruke søkemodulen.

Nyttig informasjon
Avfallsdeklarering.no vil inneholde mye nyttig informasjon som veiledere, lenker til aktuelle regelverk, nyheter, oversikt over gyldige avfallskoder og oversikt over godkjente avfallsmottak. Informasjonen vil være tilgjengelig for alle.

Det blir mulig å laste ned gyldige avfallskoder til egen PC/server.

Oversikten over godkjente avfallsmottak vil blant annet vise den informasjonen som virksomheten selv legger inn i administrasjonsmodulen (bedriftsinfo).

Transportklassifisering

Transportklassifiseringsdelen i det elektroniske skjemaet er veldig lik den som finnes på papirskjemaet, men det er gjort små justeringer. «ADR-klasse 7 Radioaktivt materiale» er lagt til. Det samme er fareseddel «Miljøskadelig». Feltene IMO-klasse, EMS-nummer og MFAG-nummer er tatt ut.

Det er Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) som forvalter regelverket for veitransport/transport med jernbane (ADR/RID). Sjøfartsdirektoratet forvalter IMDG-regelverket og er ansvarlig myndighet for sjøtransport. Det er disse myndighetene som skal kontaktes ved spørsmål om transportdokumentasjon.

Etter avtale med DSB gir deklarasjonsskjemaet med transportklassifisering fullverdig dokumentasjon for transport på vei eller jernbane.

Etter avtale med Sjøfartsdirektoratet har vi lenket opp «Multimodal dangerous goods form» til Avfallsdeklarering.no. Lenken kan brukes til å laste ned og fylle ut skjemaet.  

Dette må virksomheten forberede før bruk av Avfallsdeklarering.no

1. ID-porten/Altinn og lokal administrator:

ID-porten/Altinn skal benyttes til autentisering av virksomheten. Autentisering i ID-porten/Altinn vil erstatte den tradisjonelle underskriften på det papirbaserte deklarasjonsskjemaet. I ID-porten/Altinn skjer autentisering på personnivå. I praksis vil det si at den som utnevnes til virksomhetens administrator, må autentisere seg i ID-porten.

Når administrator har fått tildelt riktig rolle i Altinn fra sin overordnede, vil vedkommende etter autentisering, bli ledet til administrasjonsmodulen i Avfallsdeklarering.no og kan oppdatere informasjon der.

Det er Altinn-rollen «Energi, miljø og klima» som skal brukes for å få tilgang til administrasjonsmodulen i Avfallsdeklarering.no. Denne Altinn-rollen er forhåndstildelt til daglig leder/administrerende direktør i virksomheten. Daglig leder/administrerende direktør må delegere rollen til den som skal være virksomhetens administrator. Delegering av rolle gjøres i Altinn.

Det finnes noe veiledning på www.altinn.no. Man kan også henvende seg til Altinn på telefon 75 00 60 00 eller e-post til support@altinn.no for å få veiledning i delegering av roller.

Vi anbefaler at delegering av Altinn-rollen gjøres i god tid før Avfallsdeklarering.no lanseres tidlig i 2015. Det kan gjøres allerede nå.

2. Tilrettelegging for direkte dataoverføring fra/til forsystem hos virksomheter:

I Avfallsdeklarering.no er det lagt til rette for at de virksomhetene som ønsker det, kan overføre data direkte fra/til sitt forsystem (fagsystem/datasystem) til Avfallsdeklarering i stedet for å deklarere i det elektroniske deklarasjonsskjemaet.

Det er laget et xsd-format og en xml-eksempelfil som skal brukes til dataoverføring. Samme formatet skal brukes enten man vil overføre data til Avfallsdeklarering.no, eller fra Avfallsdeklarering.no til eget datasystem. Xsd-formatet fås ved henvendelse til prosjektleder Trude Syversen i Miljødirektoratet (trude.syversen@miljodir.no).

Overføringsjobben vil ha validering på om data har riktig format og at de er gyldig.

Forutsetninger for at dataoverføringen skal gå bra.

• Bruk det xsd-formatet.

• Forsystemet må bruke samme kodeverk/versjoner av kodeverk som Avfallsdeklarering.no.

Eksempel på kodeverk er avfallsstoffnummerlisten, EAL-kodelisten, nuklidelisten, ADR-klasse og emballasjetyper.

Før lansering kan kodeverkene fås ved henvendelse til prosjektleder Trude Syversen. Etter lansering vil kodeverkene kunne lastes ned fra Avfallsdeklarering.no.

Forsystemet må også bruke egen deklarasjonsnummerserie som må lastes ned fra administrasjonsmodulen, når virksomheter skal opprette deklarasjoner.

Hver enkelt virksomhet må selv ta ansvaret for å tilrettelegge sitt forsystem for direkte dataoverføring, hvis de ønsker å benytte muligheten. Det samme gjelder kostnadene ved tilretteleggingen.

Avfallsdeklarering.no omfatter ikke sporbarhet

Avfallsdeklarering.no støtter dagens regelverk - avfallsforskriften. Dette innebærer sporbarhet mellom avfallsprodusent og første mottaker, ikke sporbarhet i hele verdikjeden.

De som er forpliktet til å deklarere avfall (avfallsprodusenten), skal registrere hvem de leverer avfallet til. Dette vil gi informasjon om hvem som mottar avfallet (første mottaker), men det vil ikke gi informasjon om hva som skjer med avfallet etter mottak hos første mottaker.