Se flere bilder under artikkelen
Arbeidsgruppen har bestått av Jarle Haugedal (Renor), Christian Hermansen (Franzefoss) og Øystein Solevåg (ÅRIM). Deres rapport er nå presentert for NFFAs styre. Gruppen mener det kan være aktuelt for NFFA å be om møte med Direktørgruppen for å presentere sine vurderinger. I Direktørgruppen er Miljødirektoratet, Strålevernet, Arbeidstilsynet, NSO, Petroleumstilsynet, Mattilsynet og Helsetilsynet representert. Den felles retningslinjen for tilsynsmyndighetene er god, mener arbeidsgruppen. Men: NFFAs medlemmer bør selv kontrollere om den virkelig følges før, under og etter tilsynene. Derfor mener gruppen at medlemmene bør lese retningslinjen, som kan lastes ned her.
Arbeidsgruppen har følgende seks konklusjoner:
- Retningslinjene er gjennomgående ryddige og gode, flere burde kjenne til disse. Kanskje burde retningslinjene ligge ved når virksomhetene mottar varsel om tilsyn?
- Det er en utfordring at enkelte tilsyn ikke blir utført i tråd med retningslinjene. Har Fylkesmannen fått opplæring i bruk av retningslinjene?
- At det blir satt av tid til et grundig sluttmøte er avgjørende for en ryddig prosess.
- Definisjoner av anmerkning bør samordnes med definisjonen av revisjonsfunn (inkludert forbedringsforslag)
- Retningslinjene kan med fordel beskrive konsernrevisjon bedre. Gjennomføring av kontrollaksjoner kan også presiseres bedre.
- NFFA bør utforme en veiledning til §5.2 i Internkontrollforskriften for å få fram en bransjestandard for dokumentasjon i farlig avfallsvirksomheter.
Her følger litt mer spesifisert arbeidsgruppens kommentarer:
- Definisjoner: Det bør være samsvar mellom definisjonene i retningslinjen og de definisjonene som benyttes i Retningslinjer for revisjon av styringssystemer (ISO 19011:2011). I tilsynsmyndighetenes retningslinje blir anmerkning definert som "Et forhold som tilsynsetatene mener det er nødvendig å påpeke, men som ikke omfattes av definisjonen for avvik". Flere medlemmer har forøvrig uttrykt ønske om at det istedet for "anmerkning" brukes begreper som "observasjon" og "forbedringsforslag".
- Planlegging av tilsyn: I sin rapport drøfter arbeidsgruppen bl.a. når varsling skal sendes. Man konstaterer at det gjelder frister (normalt seks uker) for revisjoner, men stiller spørsmål ved om det bør settes frister gjeldende også for andre typer varslede tilsyn.
- Hvem som varsles: Retningslinjen burde spesifisere hvem i virksomheten som skal varsles, men mener dette behovet bortfaller når det varsles gjennom Altinn. Da bør virksomhetenens eget fullmaktssystem sikre at de ansvarlige mottar varsel. Ved uvarslet tilsyn, mener arbeidsgruppen at det er noe tilfeldig hvem i virksomheten som blir kontaktet, noe som er i strid med den felles retningslinjen.
- Informasjon fra tilsynspersonellet under tilsynet: Retningslinjen angir klare instrukser til tilsynspersonellet hva gjelder å legitimere seg samt kontakte virksomhetens leder, om nødvendig varsle verneombud, tillitsvalgte samt også informere om hvordan tilsynet er planlagt gjennomført, hensikt og omfang av tilsynet. Det er ikke alltid disse punktene etterleves, mener arbeidsgruppen i NFFA.
- Oppsummering før avslutning av tilsynet: Her henviser arbeidsgruppen til flere formuleringer i den felles retningslinjen, bl.a.: At det så langt som mulig (før tilsynet avsluttes) bør oppnås felles forståelse om faktagrunnlaget, det vil si de observasjoner som ligger til grunn for eventuelle avvik og anmerkninger. Retningslinjen angir også at tilsynsmyndigheten bør presentere hovedkonklusjon og observasjoner (inkl. eventuelle avvik og anmerkninger) samt informere om videre sakgsgang inklusive etatenes praksis for offentliggjøring. Dette er punkter som ikke alltid overholdes.
- Vurdering av funn under tilsyn: Arbeidsgruppen presiserer at det må følges en praksis som medfører at tilsynsrapportens innhold ikke kommer som overraskelse. Det må ikke trekkes slutninger i rapporten som ikke var oppe under sluttmøtet. Og ikke minst: Det er anledning for tilsynsmyndighetene å uttrykke positive forhold, fastlår gruppa, som også henviser til at veiledningen til §5.2 i Internforskriften er viktig for faglig utviklingsarbeid i farlig avfallsbransjen. "Det er vi som farlig avfallsbransje som bør kunne definere hva tilsynsmyndighetene bør forvente å finne av dokumentasjon i en seriøs virksomhet som driver med farlig avfall", uttrykker arbeidsgruppen og spør om ikke NFFA bør utforme en bransjeveiledning.
- Konsernrevisjon: Arbeidsgruppa henviser til at metodikk ved konsernrevisjoner ikke er beskrevet i retningslinjene. Dette bør de, mener gruppa. Tilsynsmyndighetene må uansett ikke legge til grunn at et anleggsspesifikk avvik også gjelder andre anlegg i samme konsern. På den annen side bør virksomhetene sjekke om et anleggsspesifikt avvik kan gjelde flere anlegg i konsernet.
Arbeidsgruppa som har stått bak vurderingen av tilsynsmyndighetenes felles retningslinje, er (f.v.) Jarle Haugedal, Øystein Solevåg og Christian Hermansen.
